為什麼每人單價很難比較
兩份每人單價相同的報價，買到的活動可能完全不同。一份可能包含佈置、可重複使用餐具、三小時的服務人員與清潔；另一份可能只是用免洗容器裝好、放在櫃台的餐點。比較數字之前，請先確認比較的是同樣的服務。
外燴預算的四個部分
- 餐點：料理、份量，以及菜色或點心的數量。
- 服務：送達即可、到場佈置，或專人留場供餐與收拾，以及服務幾小時。
- 設備與餐具：免洗或可重複使用、保溫設備、桌子、桌巾與佈置。
- 物流：配送距離與時間、大樓進出、等待時間與回收。
固定成本與人數
有些成本幾乎不隨人數變動：一趟配送、一次佈置、最低服務時數、一筆佈置費用。分攤到 15 位賓客，每人增加不少；分攤到 80 位，就很有限。這就是為什麼小型活動的每人費用常比大型活動高，也是為什麼合理的人數估計比精確的數字更重要。
簡單的預算設定方法
- 從能花的總金額開始，而不是從每人單價開始。
- 扣掉另外支付的項目：場地、飲料、佈置、獎品與摸彩。
- 把剩下的金額除以預計實際出席人數，而不是邀請人數。
- 決定活動需要的服務方式，再看預算還剩多少可以用在餐點上。
- 給每家外燴同一份需求與同一個預算，請他們說明能安排什麼。
預算花在哪裡最有感
內部會議可以從服務省下來：選擇送達即可與免洗餐具，就能把更多預算留給餐點。接待客戶的活動則常常相反：到場佈置或專人服務對活動氛圍的影響，比多一道菜更大。現場保溫、特別早或特別晚的配送，以及複雜的進出條件都會增加成本；選擇耐運送的料理、提供彈性的送達時段則能降低成本。
核准前要確認的事
- 報價列出料理與份量，而不只是套餐名稱。
- 配送、佈置、服務時數、餐具與清潔都有寫明。
- 付款條件、訂金與取消條件都有書面說明。
- 發票資料（公司的統一編號）正確。
- 約定好最終人數的確認日期，不為空位付費。