1. 確定人數與供餐時間
先確定人數，以及餐點必須準備好的時間，而不是會議開始時間。若 12:15 休息，餐點應在 12:10 就緒。多留一到兩份，以備不時之需。
2. 選擇餐盒或自助餐
個人餐盒（會議餐盒）適合會議、教育訓練與座位用餐：份量固定、不需要供餐。分享餐盤或自助餐適合團隊午餐與慶祝，包材較少，也讓大家自己挑選。對外接待客戶的場合，可考慮到場佈置或專人服務。
3. 提早收集飲食需求
在報名時就詢問飲食需求，提供外燴人數與具體過敏食材。不要只憑菜名判斷是否安全，請外燴向廚房確認。
4. 確認大樓狀況
- 櫃台是否需要外送人員登記？
- 有沒有貨梯或卸貨區？使用時段有沒有限制？
- 由誰收貨？在哪一層樓？
- 午餐後的空容器與垃圾放哪裡？
5. 比較完整報價
請每家外燴提供列出料理與份量、配送、餐具、佈置或服務人員、清潔與取消條件，以及發票開立方式的報價。請評估整體服務價值，而非單看每人單價。
6. 前一天再確認
再次確認最終人數、送達時段與收貨窗口。辦公室外燴的問題，多半來自換了會議室、臨時改人數，或櫃台沒人收餐。