先決定形式，再看人數
同樣 40 個人，在工作午餐、站立式招待會與晚餐自助餐的食量完全不同。請先決定餐點是正餐還是搭配活動的點心、賓客會停留多久，以及坐著還是站著。以下數字是常見的規劃起點，不是硬性規定。實際份量由外燴業者依您選的料理決定；我們的份量計算工具可以把這些估算換算成您活動人數的總量。
午餐或晚餐自助餐
- 總份量：每位成人所有料理合計約 400 到 500 公克，午餐略少、晚餐略多。
- 菜色數：10 到 20 人約 4 到 6 道，20 到 50 人約 6 到 8 道，人數更多約 8 到 10 道，另加甜點。
- 甜點：每人 1 到 2 份。
- 菜色越多，每道菜每人取的量就越少，所以總份量不會因為菜色增加而變多。
個人餐盒
每人一盒，再多準備一到兩盒給臨時加入的人；人數較多時，約多準備 5%。素食與其他特殊餐盒請依姓名或人數訂購並分開放置，確保送到對的人手上。一個餐盒通常有主菜、飯或麵，以及一到兩樣配菜；會議時間較長時，可加水果或甜點與飲料。
招待會與手拿點心
- 正餐前的招待會：第一個小時每人約 4 到 6 份。
- 取代正餐的招待會：兩小時內每人約 10 到 14 份，並包含幾樣有飽足感的品項。
- 每多一小時：每人約再加 3 到 4 份。
- 甜點：約占四分之一，晚間活動的後段可以再多一些。
茶敘與下午茶
- 議程之間的短茶敘（20 到 30 分鐘）：每人約 2 到 3 份。
- 以下午茶為主的活動：每人約 5 到 7 份，鹹甜各半。
- 上午茶敘以麵包糕點與水果為主；下午茶敘則多些鹹點與蛋糕。
飲料
常見的起點是第一個小時每人兩杯，之後每小時一杯。夏天的飲用水要準備得比想像中多，冬天則多準備熱飲。請告訴外燴飲料是否包含在內，或由場地提供。
讓份量增加或減少的因素
- 增加：晚餐而非午餐、活動時間長、年輕或活動量大的賓客、天氣熱（飲料）、附近沒有其他餐飲。
- 減少：短暫休息、賓客剛用過餐、議程緊湊沒什麼空檔、在正餐之後才上的餐點。
- 浪費：免費活動若依所有報名人數訂餐，常會剩下很多。請依預計實際出席人數訂購，並在前一天確認。