從活動需求開始
先確認日期、供餐時間、預估人數、場地地址與收貨窗口。說明賓客是坐著用餐、站立交流，還是利用短暫休息時間用餐。
先確認場地，再選擇菜單
確認大樓進出、卸貨位置、電梯、電源、桌面尺寸、垃圾處理規則，以及是否允許外部餐飲。配送路線與場地動線能協助安排可行的抵達時間。
具體說明飲食需求
提早蒐集飲食偏好。如有過敏需求，請明確說明食材，並由外燴團隊向供應餐廳確認，不要只憑菜名判斷。
審閱完整服務範圍
完整提案應說明菜單、份量、配送、設備、佈置、人力、清潔範圍、付款與取消條件。評估整場活動所需的支援。