從活動流程開始
先寫下每個時段發生什麼事：報到、議程、休息、致詞、交流、結束。餐點應該安排在這些空檔中，而不是與流程搶時間。15 分鐘的休息需要幾秒就能拿取的點心；90 分鐘的午餐可以是完整的自助餐；講座後的招待會則需要站著邊聊也能吃的餐點。
了解出席的賓客
- 外籍賓客：在台式經典之外加入熟悉的西式料理，並附中英文菜名標示。
- 高階主管或客戶：菜色少而精，擺盤整齊，常搭配專人服務。
- 大型團隊：菜色多元、標示清楚，讓大家很快找到能吃的料理。
- 飲食需求多元：規劃大家都會喜歡的素食料理，並在報名時收集需求。
讓菜單均衡
- 一兩道熟悉的主力：飯麵類、烤雞、餃類。
- 一兩道讓菜單更有特色的料理。
- 清爽的選擇：沙拉、蔬菜或水果。
- 一道素食主菜，而不只有素食配菜。
- 一道在室溫下也能保持形狀的甜點。
考慮場地條件
沒有廚房也沒有電源時，請選擇室溫下也好吃、或短時間保溫就能維持品質的料理。空間小時，用較少但較大的拼盤取代許多小盤。鋪地毯的會議室與桌上的筆電，則代表要選不會滴落或掉屑的餐點。選菜前請先告訴外燴場地狀況，這會影響哪些料理適合。
依活動選擇服務方式
內部會議與教育訓練通常選擇送達即可。招待會與發表會選擇到場佈置，賓客抵達時餐桌已經就緒，看起來更好。有客戶、主管出席或流程較長的活動，選擇專人服務會更順利。對賓客體驗來說，服務方式往往比菜單多一道菜更重要。